「東京楡の会」総会実行委員会（以下、本会）では、東京楡の会会員並びに関係者各位の個人情報を取り扱うにあたり、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報を取り扱う全ての者に個人情報保護の重要性を認識させ、その取組みを徹底することにより、個人情報の保護に努めます。
1. 個人情報の管理
本会は、保有する個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失・改ざん・漏洩等を防止するため、必要かつ適切な安全対策を講じます。また、管理体制の整備、教育の実施等、必要な措置を講じ、個人情報の厳重な管理を行ないます。
2. 個人情報の取得・利用方針
本会は、利用目的を明確にした上で個人情報を取得し、その利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用いたします。利用目的を変更する必要が生じた場合には、速やかに本方針を改定するとともに、事前にその内容をご本人に連絡し、承諾を得た上で利用いたします。なお、個人情報の公開にあたる利用は、原則として不特定多数ではない関係者内に限るものとし、かつ特に連絡先や肖像については本人の同意を得るなど、プライバシーにも最大限配慮いたします。
3. 個人情報の利用目的
本会における個人情報の利用目的は以下の通りです。
- 各種行事等の案内、申込受付、会費等の収受
- 会誌等送付物の申込受付、発送
- 挨拶状等の送付
- 会誌等への掲載、総会等イベント会場での掲示・映写
- 広告出稿、寄附金・協賛金等の募集
- 上記に必要な諸々の連絡
- 問い合わせ等に対する回答
4. 取得する個人情報の内容
本会が取得する個人情報の内容は以下の通りです。
- 氏名、旧姓、性別、生年月日
- 住所、電話・ファックス番号、メールアドレス等の連絡先
- 学校の在籍に関する情報（在籍校、卒業年次・クラス、在籍期間等）
- 学校での活動に関する情報（所属した部・クラブ等）
- 個人が特定できる写真、映像
- 現金収受に伴う振込情報（依頼人名、依頼人住所、送金金額等）
- その他、本会が上記３．の目的達成に必要と判断する情報
5. 個人情報の取得方法
本会では、適法かつ公正な手段によって、個人情報を収集いたします。取得方法は以下の通りです。
- 各種申込などを通じたご本人からの提供
- 札幌北高等学校同窓会、東京楡の会、一般財団法人庁立・北高会からの提供
- 前年度の東京楡の会総会実行委員会からの承継
- 卒業アルバム、過去の広報資料
- 独自取材やイベント会場での撮影
- 金融機関からの振込通知
- その他本会が上記３．の目的達成に必要と判断する方法
6. 個人情報の共同利用
本会は、取得した個人情報を、必要な範囲を限定して共同利用することがあります。
- 共同利用する者の範囲：
札幌北高・同窓会総会実行委員会
- 共同利用する者の利用目的：
上記３．の目的に同じ
- 共同利用する個人情報の項目：
上記４．の項目に同じ
- 個人情報の管理責任者：
札幌北高同窓会総会実行委員会
7. 個人情報の第三者への開示・提供の禁止
本会は、以下の場合を除き、ご本人の同意を得ないで、取得した個人情報を第三者に開示・提供いたしません。
- 利用目的の達成に必要な範囲内で、業務委託先に開示・提供する場合
- 上記６．の共同利用先に開示・提供する場合
- 事業の承継に伴って、次年度の東京楡の会総会実行委員会へ開示・提供する場合
- 法令に基づき開示することが必要である場合
8. 請求手続きおよび苦情・相談への対応
本会は、保有する個人情報について開示、訂正・追加又は削除、利用の停止又は消去、第三者への提供の停止の請求を受けたとき、並びに苦情又は相談の申し出を受けたときは、適切な本人確認を実施の上、速やかに対応いたします。
9. 法令、規範の遵守と継続的改善
本会は、個人情報に適用される日本の法令、ガイドライン、その他規範を遵守するとともに、本方針の内容を適宜見直し、その継続的改善に努めます。
以上